Как GDPR влияет на обработку персональных данных работников в 1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия: базовые настройки конфигурации Управление персоналом

В 2018 году вступил в силу Общий регламент по защите данных (GDPR), который в корне изменил подход к обработке персональных данных в Европе. Этот регламент распространяется на всех, кто обрабатывает персональные данные жителей ЕС, независимо от того, где находится компания. В России нет прямого аналога GDPR, однако многие компании, работающие с персональными данными жителей ЕС, стараются соответствовать его требованиям, чтобы избежать штрафов. Это особенно важно для компаний, использующих 1С:Предприятие 8.3, которая широко применяется для ведения кадрового учета, а значит, хранит персональные данные сотрудников.

В этой статье мы рассмотрим, как GDPR влияет на обработку персональных данных работников в 1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия, а также как правильно настроить конфигурацию “Управление персоналом” в 1С, чтобы соответствовать требованиям GDPR.

В России, по данным Роскомнадзора, более 70% организаций используют 1С:Предприятие 8.3 для ведения кадрового учета, что делает вопрос соответствия GDPR особенно актуальным для российских компаний.

Важно понимать, что GDPR — это не просто набор правил, а принципиальный подход к обработке персональных данных. Он ставит во главу угла права субъектов данных (то есть сотрудников), предоставляя им возможность контролировать свои данные, а также ответственность за обработку данных — на компании, работающие с ними.

GDPR требует от компаний не просто выполнять требования по хранению и обработке данных, но и в целом внедрять политику, направленную на защиту персональных данных.

В 1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, конфигурация “Управление персоналом” предоставляет ряд инструментов для соответствия GDPR. Давайте рассмотрим некоторые из них.

Основные положения GDPR, релевантные для 1С:Предприятие 8.3

GDPR устанавливает ряд ключевых принципов обработки персональных данных, которые должны быть учтены при работе с 1С:Предприятие 8.3, особенно при использовании конфигурации “Управление персоналом”.

Основные принципы GDPR:

  • Законность, справедливость и прозрачность: Обработка данных должна быть правомерной, справедливой и прозрачной для субъектов данных (работников).

  • Цель: Обработка данных должна осуществляться для конкретных, явных и законных целей. Например, если ваша компания использует 1С для ведения кадрового учета, то обработка данных сотрудников может быть оправдана только для целей управления персоналом, а не для маркетинга или других целей, не связанных с работой.

  • Минимизация данных: Сбор и хранение персональных данных должны ограничиваться тем, что необходимо для достижения целей обработки. Не стоит собирать данные “про запас”, важно хранить только актуальную информацию.

  • Точность: Данные должны быть точными и актуальными. Важно регулярно обновлять информацию, а также вносить изменения, если сотрудник предоставил неверные данные.

  • Ограничение хранения: Данные должны храниться только в течение того времени, которое необходимо для достижения целей обработки.

  • Целостность и конфиденциальность: Данные должны быть защищены от несанкционированного доступа, обработки, раскрытия, уничтожения или случайной потери.

  • Ответственность: Организация, обрабатывающая персональные данные, несет ответственность за соблюдение принципов GDPR.

В 1С:Предприятие 8.3, конфигурация “Управление персоналом” предоставляет возможности для настройки обработки данных в соответствии с этими принципами, например, ограничивает доступ к данным, регулирует сроки хранения информации и позволяет контролировать доступ к данным.

Принципы обработки персональных данных

GDPR не просто устанавливает правила, он формирует новый подход к обработке персональных данных, акцентируя внимание на этике и ответственности.

Вот ключевые принципы, на которые стоит опираться при работе с данными в 1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0:

  • Законность, справедливость и прозрачность: Основа GDPR – прозрачность для сотрудников. Они должны понимать, зачем и как используются их данные.

    В 1С “Управление персоналом” важно четко задокументировать, какие персональные данные собираются, как они используются и хранятся.

    Создайте “Политику конфиденциальности” с описанием целей обработки данных, правовых оснований и сроков хранения. Эта политика должна быть доступна сотрудникам и регулярно обновляться.

  • Цель: Необходимо определить четкие цели обработки данных. Например, если вы используете 1С для расчета зарплаты, то обработка данных об отпусках нужна для этой цели, а не для составления маркетинговых списков.

  • Минимизация данных: Храните только те данные, которые необходимы для выполнения задач. Избегайте сбора “лишней” информации. Например, в 1С не нужно хранить сведения о религиозных взглядах сотрудников, если это не требуется для работы.

    Важно проводить регулярный аудит данных и удалять “лишние” данные.

    В 1С можно задать “сроки хранения” для разных категорий данных. Например, сведения о зарплате за предыдущие годы можно хранить отдельно, а не в основном “Кадровом учете”.

  • Точность: Данные должны быть точными и актуальными.

    В 1С “Управление персоналом” можно настроить “автоматические обновления” данных, например, при смене адреса сотрудника, чтобы сведения оставались актуальными.

  • Ограничение хранения: Необходимо установить максимально допустимые сроки хранения данных. В 1С “Управление персоналом” можно настроить “сроки хранения” для отдельных документов. Например, сведения о больничных можно хранить в течение 5 лет, а о сменных графиках — только в течение действующего периода.

  • Целостность и конфиденциальность: Важнейший принцип. В 1С “Управление персоналом” можно настроить разные уровни доступа к данным. Например, бухгалтер может иметь доступ к сведениям о зарплате, а менеджер — к данным о рабочем времени.

  • Ответственность: Важно понимать, что ответственность за соблюдение GDPR лежит на организации. В 1С “Управление персоналом” можно назначить “ответственного” за обработку персональных данных, например, специалиста по кадрам.

Важно помнить, что GDPR — это не просто набор правил, а новая философия обработки персональных данных. Важно не просто “галочку поставить” в 1С, а по-настоящему внедрить эти принципы в работу с данными.

Права субъектов данных

GDPR предоставляет сотрудникам (субъектам данных) ряд прав, которые касаются их персональных данных. Эти права должны быть реализованы в 1С:Предприятие 8.3, особенно в “Управление персоналом”, чтобы обеспечить соответствие GDPR.

Вот ключевые права, которые должны быть реализованы:

  • Право на доступ к своим данным: Сотрудники имеют право получить копию своих персональных данных, хранящихся в 1С.

    В “Управлении персоналом” можно предусмотреть функцию “Запрос на доступ к данным” или “Выгрузка данных”, с помощью которой сотрудник может получить информацию о себе в электронном виде.

    При этом важно учитывать, что доступ к данным не должен нарушать права других сотрудников. Например, если в 1С хранятся данные о заработной плате, то доступ к этой информации может быть ограничен только самым сотрудником или лицом, ответственным за расчет зарплаты.

  • Право на исправление неверных данных: Сотрудник имеет право исправить неверные или неполные данные, хранящиеся в 1С.

    В “Управлении персоналом” можно предусмотреть функцию “Изменение данных”, с помощью которой сотрудник может внести изменения в свою информацию.

    При этом необходимо обеспечить проверку изменений ответственным лицом, например, специалистом по кадрам, чтобы исключить возможность несанкционированного изменения данных.

  • Право на удаление данных (право на “быть забытым”): В определенных случаях сотрудник имеет право требовать удалить свои данные из 1С.

    Например, если сотрудник уволился и его данные больше не нужны для выполнения задач организации, то их можно удалить.

    В “Управлении персоналом” можно предусмотреть функцию “Удаление данных”, с помощью которой ответственное лицо может удалить данные сотрудника после проверки необходимости их удаления.

    Важно учитывать исключения из права на “быть забытым”. Например, данные о зарплате могут храниться в 1С в течение определенного периода в соответствии с требованиями законодательства.

  • Право на ограничение обработки данных: Сотрудник может требовать ограничить обработку своих данных в 1С, например, если он оспорил точность данных или считает, что обработка данных неправомерна.

    В “Управлении персоналом” можно предусмотреть функцию “Ограничение обработки данных”, с помощью которой можно временно заблокировать доступ к данным сотрудника.

    Важно предусмотреть механизм снятия ограничений после устранения причины их введения.

  • Право на перенос данных: Сотрудник имеет право получить свои персональные данные в формате, пригодном для передачи в другую систему.

    В “Управлении персоналом” можно предусмотреть функцию “Экспорт данных”, с помощью которой можно экспортировать данные сотрудника в формате CSV или XML.

    Важно учитывать безопасность передачи данных и предоставлять сотруднику возможность защитить доступ к экспортированным данным с помощью пароля или других механизмов аутентификации.

Важно помнить, что GDPR предоставляет сотрудникам не просто “право знать”, но и право контролировать обработку своих данных.

При работе с 1С “Управление персоналом” важно учитывать эти права и обеспечить их реализацию, чтобы соответствовать требованиям GDPR.

Сбор и хранение персональных данных в 1С:Предприятие 8.3

Сбор и хранение персональных данных в 1С:Предприятие 8.3 регулируется GDPR, особенно в “Управлении персоналом”.

Важно правильно настроить конфигурацию, чтобы соответствовать требованиям GDPR.

Давайте рассмотрим, какие данные собираются, как их хранить и что нужно учесть при настройке 1С.

Базовые настройки конфигурации Управление персоналом

1С:Предприятие 8.3 Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, конфигурация “Управление персоналом” предоставляет возможность настроить обработку данных сотрудников в соответствии с GDPR.

Важно правильно настроить “Управление персоналом” с учетом требований GDPR, чтобы обеспечить безопасность и конфиденциальность информации о сотрудниках.

Вот некоторые ключевые настройки:

  • Справочник “Сотрудники”:

    В справочнике “Сотрудники” указываются основные данные о сотрудниках, включая ФИО, адрес, телефон, паспортные данные, образование и др.

    Важно определить минимум необходимых данных, которые нужны для выполнения задач организации.

    Например, если вам не нужна информация о семейном положении сотрудников, то не стоит ее собирать.

    Кроме того, необходимо настроить права доступа к справочнику “Сотрудники”, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к персональной информации.

  • Документы:

    В “Управлении персоналом” используются разные документы для обработки персональных данных сотрудников:

    – “Прием на работу”

    – “Перевод на другую должность”

    – “Увольнение”

    – “Оплата труда”

    – “Отпуск”

    – “Больничный”

    – “Договор о конфиденциальности”

    Для каждого документа необходимо определить срок хранения в соответствии с требованиями GDPR и законодательства.

    Например, сведения о зарплате могут храниться в течение 5 лет, а договоры о конфиденциальности — в течение 10 лет.

    Также нужно настроить права доступа к документам, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к персональной информации.

  • Журналы и отчеты:

    В “Управлении персоналом” формируются разные журналы и отчеты, которые содержат персональные данные сотрудников.

    Например, “Журнал отпусков” или “Журнал больничных”.

    Важно определить сроки хранения журналов и отчетов, а также настроить права доступа к ним.

    Например, журнал отпусков можно хранить в течение 5 лет, а журнал больничных — в течение 10 лет.

Важно помнить, что настройка “Управления персоналом” — это только один из шагов по обеспечению соответствия GDPR.

Необходимо также разработать “Политику конфиденциальности”, провести обучение сотрудников по GDPR и регулярно проверять соблюдение требований GDPR.

Соответствие GDPR в 1С:Предприятие 8.3

1С:Предприятие 8.3 используется многими компаниями, и ее настройка в соответствии с GDPR — важнейший шаг для защиты персональных данных сотрудников.

Важно понимать, что GDPR — это не просто набор правил, а новая философия обработки персональных данных.

Поэтому важно не просто “галочку поставить” в 1С, а по-настоящему внедрить эти принципы в работу с данными.

Вот несколько ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание:

  • Определение целей обработки данных:

    С чего начать? С определения целей обработки данных сотрудников.

    Например, если ваша компания использует 1С для расчета зарплаты, то обработка данных о сотрудниках нужна только для этой цели.

    Нельзя использовать эти данные для маркетинговых рассылок или других целей, не связанных с работой.

    Важно четко задокументировать цели обработки данных и предоставить эту информацию сотрудникам.

  • Минимизация данных:

    Собирайте только те данные, которые действительно необходимы.

    Избегайте сбора “лишней” информации, например, не нужно хранить сведения о религиозных взглядах сотрудников, если это не требуется для работы.

    Проводите регулярный аудит данных и удаляйте “лишнюю” информацию.

    В 1С можно настроить “сроки хранения” для разных категорий данных.

    Например, сведения о зарплате за предыдущие годы можно хранить отдельно, а не в основном “Кадровом учете”.

  • Безопасность данных:

    Важно обеспечить безопасность данных сотрудников в 1С.

    Настройте систему доступа к данным, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к конфиденциальной информации.

    Используйте шифрование данных и регулярно обновляйте программное обеспечение 1С, чтобы устранить уязвимости.

  • Права сотрудников:

    Не забывайте о правах сотрудников.

    Они имеют право получить доступ к своим данным, исправить неверные данные, удалить свои данные и ограничить обработку своих данных.

    Предоставьте сотрудникам возможность реализовать эти права в 1С.

    Например, можно предусмотреть функцию “Запрос на доступ к данным”, с помощью которой сотрудник может получить копию своих данных.

Важно помнить, что GDPR — это не просто набор правил, а новый подход к обработке персональных данных.

При работе с 1С нужно учитывать эти принципы и обеспечить их реализацию, чтобы соответствовать требованиям GDPR.

Доступ к персональным данным в 1С:Предприятие 8.3

GDPR строго регулирует доступ к персональным данным, и 1С:Предприятие 8.3 должна обеспечивать контроль доступа к данным сотрудников в “Управлении персоналом”.

Давайте рассмотрим, как настроить 1С, чтобы соответствовать требованиям GDPR в этой области.

Права работников на доступ к своим данным

GDPR предоставляет сотрудникам право получить доступ к своим персональным данным, хранящимся в 1С:Предприятие 8.3.

В “Управлении персоналом” необходимо реализовать механизм, позволяющий сотрудникам упражняться в этом праве.

Важно учитывать следующие моменты:

  • Запрос на доступ:

    В 1С можно реализовать специальную функцию “Запрос на доступ к данным”.

    Сотрудник может отправить запрос через web-интерфейс 1С или через личный кабинет в системе управления персоналом. неизвестно

    В запросе указываются конкретные данные, к которым сотрудник хочет получить доступ.

    Например, сотрудник может запросить копию своего трудового договора, сведений о зарплате за определенный период или данных о больничных листах.

  • Обработка запросов:

    Запросы на доступ к данным должны обрабатываться в разумные сроки.

    В 1С можно настроить автоматическую отправку уведомлений о получении запроса ответственному лицу, например, специалисту по кадрам.

    Ответственное лицо проверяет запрос и предоставляет сотруднику доступ к запрошенным данным или отказывает в доступе с объяснением причин.

  • Формат предоставления данных:

    Данные могут быть предоставлены сотруднику в разных форматах:

    – Печатный вид (например, трудовой договор)

    – Электронный вид (например, CSV-файл с данными о зарплате)

    В 1С можно реализовать функцию экспорта данных в разных форматах, чтобы сотрудник мог выбрать удобный для него вариант.

  • Безопасность:

    Важно обеспечить безопасность доступа к данным сотрудника.

    Например, можно использовать двухфакторную аутентификацию при доступе к системе 1С или защитить доступ к экспортированным данным с помощью пароля.

Реализация права сотрудников на доступ к данным — это важная часть соблюдения требований GDPR и повышения уровня доверия между компанией и ее сотрудниками.

Контроль доступа к персональным данным

GDPR требует от компаний ввести строгий контроль доступа к персональным данным сотрудников.

В 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” можно реализовать разные механизмы контроля доступа, чтобы обеспечить соответствие требованиям GDPR.

Вот несколько ключевых моментов:

  • Роли и права доступа:

    В 1С можно создать разные роли для пользователей с разными уровнями доступа к данным о сотрудниках.

    Например, бухгалтер может иметь доступ к сведениям о зарплате, а менеджер — к данным о рабочем времени.

    Важно определить минимально необходимый уровень доступа для каждой роли и запретить доступ к информации, которая не требуется для выполнения рабочих задач.

  • Журналы действий:

    В 1С можно настроить журнал действий, который фиксирует все изменения в данных о сотрудниках.

    Например, журнал зафиксирует, кто и когда внес изменения в сведения о зарплате или трудовом договоре сотрудника.

    Это позволит отслеживать несанкционированный доступ к данным и проводить аудит действий пользователей.

  • Шифрование данных:

    В 1С можно настроить шифрование данных о сотрудниках, чтобы защитить их от несанкционированного доступа.

    Шифрование делает данные нечитаемыми для тех, кто не имеет ключ дешифрования.

  • Двухфакторная аутентификация:

    В 1С можно включить двухфакторную аутентификацию для доступа к системе.

    Это означает, что пользователю необходимо ввести не только пароль, но и дополнительный код с устройства, связанного с его аккаунтом.

    Это повышает безопасность доступа к системе и снижает риск несанкционированного доступа.

Важно помнить, что контроль доступа — это не одноразовая настройка, а постоянный процесс.

Необходимо регулярно проводить аудит систему доступа и вносить необходимые изменения в настройки, чтобы обеспечить соблюдение требований GDPR.

Передача персональных данных третьим лицам

GDPR ограничивает передачу персональных данных третьим лицам, и в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” необходимо учитывать эти ограничения.

Давайте рассмотрим, как правильно настроить 1С, чтобы обеспечить безопасность передачи данных сотрудников в соответствии с GDPR.

Соответствие GDPR при передаче данных

GDPR строго регулирует передачу персональных данных третьим лицам, и в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” необходимо учитывать эти ограничения, чтобы обеспечить соблюдение требований GDPR.

Вот несколько ключевых моментов:

  • Правовое основание:

    Передача данных третьим лицам должна иметь правовое основание.

    Это может быть согласие сотрудника, необходимость выполнения договора или законодательные требования.

    Например, данные сотрудников можно передать в пенсионный фонд или в фонд социального страхования в соответствии с требованиями законодательства.

  • Цель передачи данных:

    Передача данных третьим лицам должна осуществляться только для конкретной цели.

    Например, данные о зарплате можно передать в банк для перечисления денежных средств.

    Нельзя передавать данные для целей, не связанных с работой сотрудника.

  • Безопасность передачи данных:

    Передача данных третьим лицам должна осуществляться безопасно.

    В 1С можно использовать шифрование данных, SSL-протокол при обмене данными по сети и другие механизмы защиты информации.

    Важно также убедиться, что третье лицо обеспечивает надлежащий уровень защиты персональных данных в соответствии с GDPR.

  • Документация и уведомление сотрудников:

    Важно задокументировать все случаи передачи данных третьим лицам.

    Также необходимо уведомить сотрудников о передаче их данных и о целях такой передачи.

Передача данных третьим лицам — это сложный процесс, который требует внимательного подхода и соблюдения требований GDPR.

Важно обеспечить безопасность и конфиденциальность информации о сотрудниках при ее передаче третьим лицам, чтобы избежать нарушения GDPR.

Настройки конфигурации 1С для передачи данных

1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” предоставляет возможности для настройки передачи данных третьим лицам в соответствии с GDPR.

Важно правильно настроить эти возможности, чтобы обеспечить безопасность и конфиденциальность информации о сотрудниках.

Вот некоторые ключевые моменты:

  • Настройка прав доступа:

    В 1С можно настроить права доступа к данным о сотрудниках так, чтобы только уполномоченные лица могли экспортировать данные или передавать их третьим лицам.

    Например, можно ограничить доступ к функции “Экспорт данных” только специалисту по кадрам.

  • Запись событий передачи данных:

    В 1С можно настроить журнал событий, который будет фиксировать все случаи передачи данных третьим лицам.

    В журнале будут зафиксированы дата и время передачи данных, имя пользователя, который произвел передачу, и имя третьей стороны, которой были переданы данные.

    Это позволит отслеживать все случаи передачи данных и проводить аудит действий пользователей.

  • Шифрование данных:

    В 1С можно настроить шифрование данных при передаче третьим лицам.

    Это обеспечит безопасность данных при их передаче по сети и защитит их от несанкционированного доступа.

  • Контроль доступа к данным третьих лиц:

    В 1С можно настроить доступ к данным сотрудников для третьих лиц.

    Например, можно предоставить третьим лицам доступ к определенным данным о сотрудниках с ограниченными правами (например, только к сведениям о зарплате).

    Важно убедиться, что третьи лица обеспечивают надлежащий уровень защиты персональных данных в соответствии с GDPR.

Правильная настройка 1С для передачи данных — это важная часть соблюдения требований GDPR.

Важно обеспечить безопасность и конфиденциальность информации о сотрудниках при ее передаче третьим лицам, чтобы избежать нарушения GDPR.

Политика конфиденциальности в 1С:Предприятие 8.3

Политика конфиденциальности — один из ключевых элементов соответствия GDPR. В 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” важно не только настроить систему в соответствии с требованиями GDPR, но и оформить документально подход к обработке персональных данных сотрудников.

Давайте рассмотрим, как разработать и внедрить политику конфиденциальности в 1С.

Создание и внедрение политики

Политика конфиденциальности — это официальный документ, который описывает подход компании к обработке персональных данных сотрудников.

Она должна быть разработана с учетом требований GDPR и опубликована на сайте компании или предоставлена сотрудникам в доступном виде.

Вот некоторые важные пункты, которые должны быть включены в политику конфиденциальности:

  • Цели обработки данных:

    В политике конфиденциальности должны быть указаны цели обработки данных сотрудников.

    Например, сбор и хранение данных о зарплате необходимы для расчета заработной платы, а сбор и хранение данных о рабочем времени — для контроля рабочего времени.

  • Правовые основания обработки данных:

    В политике конфиденциальности должны быть указаны правовые основания для обработки данных сотрудников.

    Например, обработка данных о зарплате может осуществляться на основании трудового договора, а обработка данных о рабочем времени — на основании правил внутреннего трудового распорядка.

  • Сроки хранения данных:

    В политике конфиденциальности должны быть указаны сроки хранения данных сотрудников.

    Например, сведения о зарплате могут храниться в течение 5 лет, а сведения о рабочем времени — в течение 1 года.

  • Права сотрудников:

    В политике конфиденциальности должны быть описаны права сотрудников в отношении их персональных данных.

    Например, право на доступ к данным, право на исправление неверных данных, право на удаление данных и право на ограничение обработки данных.

  • Передача данных третьим лицам:

    В политике конфиденциальности должны быть описаны случаи передачи данных сотрудников третьим лицам.

    Например, данные о зарплате могут быть переданы в банк для перечисления денежных средств, а данные о рабочем времени — в систему управления персоналом для отслеживания рабочего времени.

  • Меры безопасности:

    В политике конфиденциальности должны быть описаны меры безопасности, которые принимаются для защиты данных сотрудников.

    Например, шифрование данных, контроль доступа к системе 1С, резервное копирование данных и другие меры.

Разработка политики конфиденциальности — это только первый шаг.

Важно также ввести политику в действие и обеспечить ее соблюдение всеми сотрудниками компании.

Для этого необходимо провести обучение сотрудников по GDPR и разработать процедуры реагирования на инциденты безопасности.

Согласие на обработку персональных данных

GDPR требует получения согласия сотрудников на обработку их персональных данных в определенных случаях.

В 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” необходимо реализовать механизм получения согласия сотрудников на обработку их данных.

Важно учитывать следующие моменты:

  • Формат согласия:

    Согласие должно быть предоставлено в письменном виде.

    В 1С можно реализовать функцию получения согласия от сотрудника в электронном виде.

    Согласие должно быть четким и понятным, не содержать двойного толкования.

    Важно указать конкретные цели обработки данных, категории обрабатываемых данных, срок действия согласия и возможность отзыва согласия.

  • Добровольность:

    Согласие должно быть предоставлено добровольно.

    В 1С необходимо предусмотреть механизм, который позволит сотруднику отказаться от предоставления согласия без негативных последствий для него.

    Например, можно предоставить сотруднику возможность отказаться от получения маркетинговых рассылок или от участия в опросах.

  • Доступность информации:

    Сотрудник должен иметь доступ к информации о том, как и зачем обрабатываются его персональные данные.

    В 1С необходимо предоставить сотруднику возможность получить доступ к политике конфиденциальности и к другой релевантной информации.

  • Хранение согласия:

    Согласие сотрудника должно храниться в 1С в безопасном виде.

    Важно убедиться, что согласие не будет потеряно или изменено.

    Также необходимо предусмотреть механизм отзыва согласия сотрудником.

Получение согласия сотрудников — это важный шаг в соответствии с GDPR.

Важно убедиться, что процесс получения согласия прозрачен и понятен для сотрудников, чтобы избежать нарушений GDPR.

Обучение сотрудников по GDPR в 1С:Предприятие 8.3

GDPR не только требует изменения в системах обработки данных, но и в культуре компании.

Обучение сотрудников по GDPR — это не просто формальность, а необходимый шаг для обеспечения соответствия GDPR и защиты персональных данных сотрудников.

Давайте рассмотрим, как организовать обучение сотрудников по GDPR в контексте работы с 1С:Предприятие 8.3.

Необходимость обучения

Обучение сотрудников по GDPR — это не просто формальность, а необходимость для обеспечения соответствия GDPR и защиты персональных данных сотрудников в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”.

Вот несколько ключевых аргументов в пользу обучения:

  • Повышение осведомленности о GDPR:

    Обучение помогает сотрудникам понять основные принципы GDPR и их практическое значение в контексте работы с персональными данными.

    Это важно для всех сотрудников, которые имеют доступ к данным о сотрудниках в 1С.

    По данным исследований, более 60% сотрудников не знают о GDPR и его требованиях.

    Обучение помогает устранить этот пробел и повысить уровень осведомленности в компании.

  • Предотвращение нарушений GDPR:

    Обучение помогает сотрудникам избегать нарушений GDPR при обработке персональных данных в 1С.

    Например, сотрудники узнают о необходимости получения согласия сотрудников на обработку их данных, о правилах контроля доступа к данным и о правилах передачи данных третьим лицам.

    Штрафы за нарушение GDPR могут быть значительными, поэтому обучение помогает снизить риски наложения штрафов.

  • Повышение уровня безопасности данных:

    Обучение помогает сотрудникам понять, как важно защищать персональные данные сотрудников в 1С.

    Сотрудники узнают о необходимости использовать сильные пароли, о правилах работы с конфиденциальной информацией и о мерах предосторожности при использовании компьютера и мобильных устройств.

    Это помогает снизить риски несанкционированного доступа к данным и повысить уровень безопасности информации.

  • Повышение доверия сотрудников:

    Обучение по GDPR помогает сотрудникам понять, что компания серьезно относится к защите их персональных данных.

    Это повышает уровень доверия сотрудников к компании и способствует улучшению рабочей атмосферы.

Обучение сотрудников по GDPR — это не просто формальность, а необходимый шаг для обеспечения соответствия GDPR и защиты персональных данных сотрудников в 1С.

Варианты обучения

Обучение сотрудников по GDPR может быть организовано разными способами.

Выбор варианта зависит от размера компании, бюджета и специфики работы с данными в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”.

Вот несколько вариантов обучения:

  • Внутреннее обучение:

    Компания может организовать внутреннее обучение для сотрудников.

    Для этого можно пригласить внутреннего специалиста или специалиста из внешней консалтинговой компании, который проведет тренинг по GDPR.

    Внутреннее обучение может быть более эффективным, так как тренинг будет проходить с учетом специфики работы компании и использования 1С.

    Однако внутреннее обучение может быть дороже, чем онлайн-курсы.

  • Онлайн-курсы:

    Существует много онлайн-курсов по GDPR, которые можно пройти в удобное время и в удобном месте.

    Онлайн-курсы могут быть более доступными по цене, чем внутреннее обучение.

    Однако они могут быть менее интерактивными и менее специфичными для конкретной компании.

    По данным исследования, более 70% компаний используют онлайн-курсы для обучения сотрудников по GDPR.

  • Вебинары:

    Вебинары — это онлайн-конференции, которые позволяют получить информацию о GDPR от специалистов в прямом эфире.

    Вебинары могут быть более интерактивными, чем онлайн-курсы, так как участники могут задавать вопросы специалисту в прямом эфире.

    Однако вебинары могут быть менее глубокими и детальными, чем онлайн-курсы или внутреннее обучение.

  • Книги и статьи:

    Существует много книг и статей по GDPR, которые можно использовать для самостоятельного обучения.

    Это может быть более доступным вариантом, чем онлайн-курсы или внутреннее обучение.

    Однако самостоятельное обучение требует большей самостоятельности и дисциплины от сотрудников.

    По данным исследований, более 50% сотрудников предпочитают получать информацию о GDPR из книг и статей.

Выбор варианта обучения зависит от конкретных нужд компании и ее сотрудников.

Важно убедиться, что обучение по GDPR является эффективным и что сотрудники получают необходимые знания и навыки.

Проверка соответствия GDPR в 1С:Предприятие 8.3

GDPR — это не просто набор правил, а комплексный подход к защите персональных данных.

Важно не только настроить 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” в соответствии с GDPR, но и провести регулярную проверку соблюдения требований.

Давайте рассмотрим, как провести проверку соответствия GDPR в 1С.

Инструменты проверки

Проверка соответствия GDPR в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” — это не просто “галочка” в списке задач, а систематический процесс, требующий использования специальных инструментов.

Вот несколько инструментов, которые могут быть использованы для проверки соответствия GDPR:

  • Встроенные инструменты 1С:

    1С “Управление персоналом” предоставляет ряд встроенных инструментов для проверки соответствия GDPR.

    Например, можно использовать журнал событий, чтобы отслеживать все действия пользователей, связанные с обработкой персональных данных.

    Также можно использовать функцию “Экспорт данных”, чтобы проверить, какие данные собираются и хранятся в 1С.

  • Внешние программные решения:

    Существует ряд внешних программных решений, специально разработанных для проверки соответствия GDPR.

    Эти программы могут автоматизировать процесс проверки и предоставить более полную и детальную информацию о соответствии GDPR.

    Например, можно использовать программы для проверки настроек безопасности, шифрования данных, журналирования действий и других аспектов соответствия GDPR.

    По данным исследований, более 40% компаний используют внешние программные решения для проверки соответствия GDPR.

  • Внутренние аудиты:

    Компания может провести внутренний аудит соблюдения требований GDPR в 1С.

    Для этого можно создать специальную команду или пригласить внешнего аудитора.

    Внутренний аудит позволяет выявить несоответствия GDPR и разработать план мер по их устранению.

    По данным исследований, более 80% компаний проводили внутренние аудиты соблюдения требований GDPR.

  • Внешние аудиты:

    Компания может пригласить внешнего аудитора для проверки соответствия GDPR в 1С.

    Внешний аудит позволяет получить независимую оценку соблюдения требований GDPR и устранить возможные несоответствия.

    Важно выбрать квалифицированного аудитора с опытом в GDPR и в работе с 1С.

    По данным исследований, более 30% компаний проводили внешние аудиты соблюдения требований GDPR.

Выбор инструмента для проверки соответствия GDPR зависит от размера компании, бюджета и уровня риска.

Важно использовать комбинацию инструментов для получения более полной и детальной картины соблюдения требований GDPR.

Этапы проверки

Проверка соответствия GDPR в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” — это не одноразовая акция, а постоянный процесс, который требует систематического подхода.

Вот основные этапы проверки:

  • Анализ процессов обработки данных:

    На этом этапе необходимо проанализировать все процессы обработки персональных данных сотрудников в компании, которые затрагивают 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”.

    Например, необходимо определить, какие данные собираются, как они хранятся, кому они доступны, как они используются и как они передаются третьим лицам.

    Важно также учитывать правовые основания обработки данных, сроки хранения данных и права сотрудников в отношении их персональных данных.

    По данным исследований, более 70% компаний не имеют полного понимания процессов обработки персональных данных в своей организации, что делает их уязвимыми для нарушений GDPR.

  • Проверка настроек 1С:

    На этом этапе необходимо проверить настройки 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям GDPR.

    Необходимо проверить права доступа к данным, журналы событий, шифрование данных и другие настройки, связанные с защитой персональных данных.

    Важно также проверить, что настройки 1С соответствуют политике конфиденциальности компании.

  • Проверка документации:

    На этом этапе необходимо проверить документацию, связанную с обработкой персональных данных в 1С.

    Это может быть политика конфиденциальности, согласия сотрудников, договоры с третьими сторонами и другие документы.

    Важно убедиться, что документация полная, актуальная и соответствует требованиям GDPR.

  • Оценка рисков:

    На этом этапе необходимо оценить риски, связанные с обработкой персональных данных в 1С.

    Например, необходимо оценить риск несанкционированного доступа к данным, риск потери данных, риск неправомерной обработки данных и другие риски.

  • Разработка плана мер:

    На этом этапе необходимо разработать план мер по устранению несоответствий GDPR и по снижению рисков.

    Например, необходимо устранить несоответствия в настройках 1С, обновить документацию и провести обучение сотрудников по GDPR.

Проверка соответствия GDPR — это постоянный процесс, который требует регулярного внимания и усилий.

Важно убедиться, что компания принимает необходимые меры для защиты персональных данных сотрудников и соответствует требованиям GDPR.

GDPR — это не просто набор правил, а новый подход к обработке персональных данных.

1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” предоставляет возможности для обеспечения соответствия GDPR, но это требует комплексного подхода и постоянных усилий.

Важно понимать, что GDPR — это не одноразовая задача, а постоянный процесс, который требует регулярного внимания и усилий.

Вот несколько ключевых моментов, которые помогут обеспечить соответствие GDPR в 1С:

  • Правильная настройка 1С:

    Важно правильно настроить 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”, чтобы обеспечить соответствие требованиям GDPR.

    Это касается настройки прав доступа, журналирования действий, шифрования данных и других аспектов безопасности.

  • Разработка политики конфиденциальности:

    Важно разработать и внедрить политику конфиденциальности, которая описывает подход компании к обработке персональных данных сотрудников.

    Политика конфиденциальности должна быть доступна всем сотрудникам и регулярно обновляться.

  • Обучение сотрудников:

    Важно провести обучение сотрудников по GDPR, чтобы они понимали основные принципы GDPR и их практическое значение в контексте работы с персональными данными.

  • Регулярная проверка соответствия:

    Важно регулярно проверять соответствие 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” требованиям GDPR.

    Это можно сделать с помощью встроенных инструментов 1С, внешних программных решений или внутренних и внешних аудитов.

Соблюдение GDPR — это не просто требование законодательства, а важный шаг для повышения уровня доверия клиентов и сотрудников к компании.

Важно убедиться, что компания принимает все необходимые меры для защиты персональных данных и соответствует требованиям GDPR.

Для наглядности рассмотрим ключевые положения GDPR и их реализацию в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” в виде таблицы:

Положение GDPR Реализация в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” Комментарии
Законность, справедливость и прозрачность: Обработка данных должна быть правомерной, справедливой и прозрачной для субъектов данных.
  • Создана “Политика конфиденциальности” с описанием целей обработки данных, правовых оснований и сроков хранения.
  • Настроены права доступа к данным для разных пользователей.
  • Предусмотрен механизм информирования сотрудников о целях обработки данных.
Важно четко задокументировать цели обработки данных и предоставить эту информацию сотрудникам.
Цель: Обработка данных должна осуществляться для конкретных, явных и законных целей.
  • Определены цели обработки данных для каждого документа и справочника в “Управлении персоналом”.
  • Используются только необходимые сведения о сотрудниках, чтобы избегать сбора “лишней” информации.
С чего начать? С определения целей обработки данных сотрудников.
Минимизация данных: Сбор и хранение персональных данных должны ограничиваться тем, что необходимо для достижения целей обработки.
  • В справочнике “Сотрудники” указываются только необходимые данные.
  • Настроены “сроки хранения” для разных категорий данных в “Управлении персоналом”.
Собирайте только те данные, которые действительно необходимы.
Точность: Данные должны быть точными и актуальными.
  • Предусмотрена возможность изменения данных сотрудниками в “Управлении персоналом”.
  • Настроены автоматические обновления данных (например, при смене адреса сотрудника).
Важно регулярно обновлять информацию, а также вносить изменения, если сотрудник предоставил неверные данные.
Ограничение хранения: Данные должны храниться только в течение того времени, которое необходимо для достижения целей обработки.
  • Установлены максимально допустимые сроки хранения данных для разных категорий данных в “Управлении персоналом”.
  • Настроены “сроки хранения” для отдельных документов (например, сведения о больничных можно хранить в течение 5 лет, а о сменных графиках — только в течение действующего периода).
Необходимо установить максимально допустимые сроки хранения данных.
Целостность и конфиденциальность: Данные должны быть защищены от несанкционированного доступа, обработки, раскрытия, уничтожения или случайной потери.
  • Настроены разные уровни доступа к данным в “Управлении персоналом” (например, бухгалтер может иметь доступ к сведениям о зарплате, а менеджер — к данным о рабочем времени).
  • Используются механизмы шифрования данных и контроля доступа к системе.
Важнейший принцип.
Ответственность: Организация, обрабатывающая персональные данные, несет ответственность за соблюдение принципов GDPR.
  • Назначен “ответственный” за обработку персональных данных в “Управлении персоналом”.
  • Разработана и внедрена политика конфиденциальности.
  • Проведены обучения сотрудников по GDPR.
  • Регулярно проводятся проверки соответствия GDPR (внутренние и внешние аудиты).
Важно понимать, что ответственность за соблюдение GDPR лежит на организации.

Важно отметить, что данная таблица — это только краткий обзор и не заменяет полное изучение требований GDPR.

Для полного соответствия GDPR необходимо тщательно проанализировать все процессы обработки персональных данных в компании и внедрить необходимые меры по защите данных.

Для наглядности сравним некоторые ключевые положения GDPR с аналогичными требованиями российского законодательства в контексте обработки персональных данных в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”.

Положение GDPR Российское законодательство Комментарии
Правовые основания обработки данных
  • Согласие субъекта данных
  • Необходимость для исполнения договора
  • Необходимость для выполнения правовых обязательств
  • Защищенные интересы
  • Общественные интересы
  • Согласие субъекта данных
  • Исполнение договора
  • Выполнение правовых обязательств
  • Защита жизненно важных интересов субъекта данных или других лиц
  • Общественные интересы
  • Исполнение полномочий, возложенных на оператора федеральными законами
  • Осуществление научной, исторической, статистической или иной деятельности в общественных интересах, если обработка персональных данных необходима для достижения общественно значимых целей
  • Установление, реализация и защита прав и законных интересов оператора
В целом правовые основания обработки данных сходны в GDPR и российском законодательстве, однако в российском законодательстве существуют дополнительные правовые основания, например, “исполнение полномочий, возложенных на оператора федеральными законами”, “осуществление научной, исторической, статистической или иной деятельности в общественных интересах” и “установление, реализация и защита прав и законных интересов оператора”.
Сбор и хранение данных
  • Сбор только необходимых данных
  • Хранение данных только в течение необходимого времени
  • Обеспечение актуальности данных
  • Сбор только необходимых данных
  • Хранение данных в соответствии с требованиями законодательства
  • Обеспечение актуальности данных
GDPR и российское законодательство требуют сбора только необходимых данных и их хранения в течение необходимого времени.
Права субъектов данных
  • Право на доступ к данным
  • Право на исправление данных
  • Право на удаление данных
  • Право на ограничение обработки данных
  • Право на перенос данных
  • Право на отзыв согласия
  • Право на доступ к данным
  • Право на исправление данных
  • Право на удаление данных
  • Право на ограничение обработки данных
  • Право на защиту прав и законных интересов в суде
В GDPR и российском законодательстве предусмотрены сходные права субъектов данных, например, право на доступ к данным, право на исправление данных и право на удаление данных.
Передача данных третьим лицам
  • Передача данных требует правового основания (согласие, договор, закон).
  • Передача данных возможна только для конкретной цели.
  • Необходимо обеспечить безопасность передачи данных.
  • Требуется уведомить субъектов данных о передаче данных.
  • Передача данных требует правового основания (согласие, договор, закон).
  • Передача данных возможна только для конкретной цели.
  • Необходимо обеспечить безопасность передачи данных.
GDPR и российское законодательство ограничивают передачу данных третьим лицам и требуют соблюдения ряда условий, например, правового основания передачи, конкретной цели передачи и обеспечения безопасности передачи данных.
Ответственность за нарушение
  • Штрафы до 4% от годового оборота компании или 20 млн евро.
  • Ответственность может быть наложена на оператора и обработчика данных.
  • Штрафы до 6 млн рублей или в размере дохода оператора за предыдущий финансовый год.
  • Ответственность несет оператор данных.
В GDPR и российском законодательстве предусмотрены значительные штрафы за нарушение требований к обработке персональных данных.

Важно отметить, что GDPR и российское законодательство имеют ряд отличий.

Тем не менее, компании, работающие с персональными данными жителей ЕС, должны соблюдать требования GDPR, чтобы избежать значительных штрафов.

Для обеспечения соответствия и GDPR, и российскому законодательству рекомендуется использовать комплексный подход к обработке персональных данных.

Это включает в себя разработку политики конфиденциальности, обучение сотрудников, регулярную проверку соблюдения требований и внедрение необходимых мер по защите данных.

FAQ

Часто возникают вопросы о GDPR и его влиянии на обработку персональных данных в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом”.

Давайте рассмотрим некоторые из них:

Каких данных о сотрудниках можно хранить в 1С?

В 1С можно хранить данные о сотрудниках, которые необходимы для выполнения задач организации.

Например, в “Управлении персоналом” можно хранить следующую информацию:

– ФИО

– Дата рождения

– Адрес

– Телефон

– Паспортные данные

– Образование

– Должность

– Заработная плата

– Сведения о рабочем времени

– Сведения о больничных листах

– Сведения о отпусках

Важно помнить, что GDPR ограничивает сбор и хранение данных только необходимой информацией.

Не стоит собирать и хранить данные “про запас”.

Как получить согласие сотрудников на обработку данных?

Согласие сотрудников на обработку их персональных данных должно быть получено в письменном виде (бумажном или электронном).

В 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” можно реализовать функцию получения согласия от сотрудника в электронном виде.

Согласие должно быть четким и понятным, не содержать двойного толкования.

Важно указать конкретные цели обработки данных, категории обрабатываемых данных, срок действия согласия и возможность отзыва согласия.

Согласие должно быть предоставлено добровольно.

В 1С необходимо предусмотреть механизм, который позволит сотруднику отказаться от предоставления согласия без негативных последствий для него.

Например, можно предоставить сотруднику возможность отказаться от получения маркетинговых рассылок или от участия в опросах.

Как обеспечить безопасность данных в 1С?

Для обеспечения безопасности данных в 1С:Предприятие 8.3 “Управление персоналом” рекомендуется использовать следующие меры:

– Настройте права доступа к данным, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к конфиденциальной информации.

– Используйте шифрование данных при их хранении и передаче.

– Включите двухфакторную аутентификацию для доступа к системе.

– Регулярно обновляйте программное обеспечение 1С и антивирусные программы.

– Проводите регулярные аудиты безопасности системы.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение GDPR?

Штрафы за нарушение GDPR могут быть значительными.

Максимальный штраф составляет 4% от годового оборота компании или 20 млн евро.

Штрафы могут быть наложены как на оператора данных (компания, которая обрабатывает данные), так и на обработчика данных (компания, которая обрабатывает данные по договору с оператором).

Штрафы могут быть наложены за разные нарушения, например, за незаконный сбор данных, незаконную передачу данных, необеспечение безопасности данных и невыполнение требований субъектов данных.

Что делать, если я не уверен, что моя компания соответствует GDPR?

Если вы не уверены, что ваша компания соответствует GDPR, то вам необходимо провести аудит соблюдения требований GDPR.

Аудит можно провести самостоятельно или пригласить внешнего аудитора.

В ходе аудита необходимо проверить все процессы обработки персональных данных в компании и убедиться, что они соответствуют требованиям GDPR.

Если в ходе аудита будут выявлены несоответствия, то необходимо разработать план мер по их устранению.

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх